Vad handlar en medarbetarundersökning om? Är det att sätta betyg på en arbetsgivare eller vill vi veta sanningen? En medarbetarundersökning som används på rätt sätt kan ge jättebra förutsättningar för era medarbetares välmående såväl som på ert affärsresultat. Vi reder ut begreppen och ger tips på hur du lyckas med en medarbetarundersökning.
Om du använder en medarbetarundersökning på rätt sätt, så kan den ge er insikter och diskussionspunkter som verkligen förbättrar er, på riktigt!
En väl fungerande medarbetarundersökning ger viktiga insikter kring olika områden som t.ex:
Utmaningarna med medarbetarundersökningar är sällan att mäta och ställa rätt frågor, istället dyker det upp diskussioner kring:
Det finns olika sätta att jobba med medarbetarundersökningar och du bör fundera på vad som passar bäst in hos er. Ett bra sätt att implementera en medarbetarundersökning på, är att gå igenom följande steg:
Fundera på vad ert syfte är med att jobba med en medarbetarundersökning. Är det för att vi ska sätta betyg på arbetsgivaren så att vi kan vinna priser och komma med på olika listor? Är det för att vi vill följa upp ofta och agera när det behövs så att vi verkligen menar allvar? Är det för att vi vill driva förbättringar kopplat till medarbetarengagemang och även affärsresultat? Fundera på vad syftet är med att jobba med en medarbetarundersökning hos er och tydliggör detta syfte så att alla förstår ert "varför".
Många organisationer har en årlig medarbetarundersökning. Fördelen är att man får en komplett bild på hur allting ligger till just då vid den tidpunkten so man mäter. Utmaningarna med en årlig medarbetarundersökning är t.ex: att den ofta tar lång tid att genomföra, det tar många gånger lång tid innan man får ett analyserat resultat som man kan agera på, man lägger allt fokus på datan som man samlat in vid en enskild tidpunkt vilket kan innebära att om någon haft en riktigt dålig dag just då så blir datan missvisande och man drar kanske fel slutsatser.
Att kvartalsvis fungerar bra för många organisationer. Ofta kanske man redan arbetar med olika förbättringsåtgärder på kvartalsbasis t.ex enligt en OKR-metodik. Då passar det bra att genomföra medarbetarundersökningar kvartalsvis och följa upp olika KPIer kopplat till dessa medarbetarundersökningar. Gör man en medarbetarundersökning en gång per kvartal kan man fundera på att göra en mindre kortare pulsmätning och inte en fulltständig undersökning.
En mindre kortaremedarbetarundersökning iform av en pulsmätning varje månad fungerar bra för de flesta organisationer. Man mäter då med färre frågor som ger indikationer på olika områden i medarbetarundersökningen. Att mäta på månadsbasis gör det också enkelt för organisationen att koppla resultaten till olika KPIer som man redan tittar på varje månad: ofta mäter och följer organisationer upp finansiella nyckeltal på månadsbasis – varför inte även följa upp medarbetarengagemang varje månad? Medarbetarengagemang är ju förutsättningen för att kunna leverera bra på de andra mer affärsrelaterade KPIerna.
Mäter du varje månad behöver det inte innebära att du ska ta fram aktiviteter och handlingsplaner varje månad. Mät med syfte att stämma av att ni är på rätt väg, hitta tidiga varningssignaler och agera om och när ni behöver.
Att mäta och lyfta upp data kring medarbetarengagemang varje vecka sätter verkligen medarbetarengagemanget i fokus. Gör man en medarbetarundersökning varje vecka så pratar vi om en mindre kortare pulsmätning med ett fåtal frågor och helst ska det inte vara samma frågor som dyker upp varje vecka. Då kommer medarbetarna sannolikt att tröttna.
Denna metod passar ofta organisationer som redan jobbar mycket agilt, som kanske redan har en process på plats med veckomöten eller pulsmöten. Här är det viktigt att cheferna verkligen är redo för så hög frekvens av mätningar, för om ingen bryr sig om att reflektera över resultaten så kommer sannolikt medarbetarna sluta att svara på pulsmätningarna.
Oavsett hur ofta ni tänker mäta så är det viktigt att cheferna är med på banan. Se arbetet med medarbetarengagemang som ett förändringsprojekt. Det är viktigt att cheferna förstår varför ni arbetar med en medarbetarundersökning och vilket värde detta arbete tillför till dem. Det är även viktigt att cheferna är delaktiga i hur ni ska jobba med medarbetarundersökningen så att de får vara med och påverka, för om de inte bryr sig om det eller inte köper in på metodiken så kommer det att blir stora utmaningar.
Datan som samlas in i en medarbetarundersökning kan hjälpa cheferna att utveckla sina team och sitt eget ledarskap så att de i slutändan blir bättre chefer, får gladare och mer engagerade medarbetare som har kul på jobbet och levererar bättre affärsresultat.
Att få med sig medarbetarna med en hög svarsfrekvens i en medarbetarundersökning beror oftast på följande faktorer:
Varje medarbetare behöver förstå varför ni ska jobba med en medarbetarundersökning. Vad ger det mig för värde till mig som medarbetare? Är mina svar anonyma? Hur ofta ska jag svara på frågor? Måste jag delta varje gång? Det är viktigt att fundera på vilka frågeställningar som kan tänkas dyka upp och var redo att förklara detta för medarbetarna.
En studie av AON visar att de flesta medarbetarna anser att sin chef inte jobbar med medarbetarundersökningen efter att de fått svaren: de menar att medarbetarudnersökningen mest är mest en grej som man ska bocka av att man har gjort. I grunden handlar det om att bygga ett högt förtroende hos medarbetarna. Ett förtroende som gör att man vågar säga vad man tycker och svara på ett sätt som man verkligen kan stå för utan att känna sig hotad. Inte att man svarar högt på frågorna för att det är kopplat till någon belöning eller dylikt. Det är även viktigt att förklara vad som händer med resultatet efter att ni har svarat på frågorna och hur ni ska jobba med resultatet.
Mäter man ofta med mindre pulsmätnigar så behöver man inte skapa handlingsplaner och aktiviteter efter varje mätning. Men man måste göra det de gånger som man har sagt att man ska göra det - "walk the talk". Det man bör göra efter varje mätning är att tillsammans reflektera över resultatet i sitt team. Det kan räcka med att man tittar på resultatet under 5 min då man tillsammans snabbt reflekterar över t.ex veckans eller månadens resultat och funderar på om man är på rätt väg eller om man behöver agera på något. Precis på samma sätt som man reflekterar över t.ex sitt kundlager eller rörelsemarginalen.
Mäter man en gång per år så kan medarbetarundersökningen innehålla ganska många frågor men mäter man varje vecka så måste det vara korta pulsmätningar som går snabbt att svara på. Även om ni skulle vilja stämma av och ha svar på alla frågor varje vecka så måste det gå snabbt för medarbetaren att svara på annars orkar man inte delta.
Man får sällan optimala resultat om man inte följer upp sitt arbete och sina aktiviteter. Det gäller oavsett vad man jobbar med. Alltför ofta så agerar inte cheferna eller teamen på den feedback som man har fått. Då går man miste om många möjliga vinster:
Inkludera dina medarbetare i processen, det skapar ett mer engagerat ditt team och desto lättare blir ditt jobb som chef.
Följ följande steg efter att du fått ett resultat:
Vill du bli ännu vassare som ledare? Prenumerera på vår blogg här.
Lycka till och hör såklart av dig om du undrar något
Puls Solutions finns därför att vi vill förändra världen kring hur man arbetar med medarbetarengagemang. Vi erbjuder en engagemangsplattform, Pulsplattformen – chefens bästa vän.