Vad handlar en medarbetarundersökning om? Är det att sätta betyg på en arbetsgivare eller vill vi veta sanningen? En medarbetarundersökning som används på rätt sätt kan ge jättebra förutsättningar för era medarbetares välmående såväl som på ert affärsresultat. Vi reder ut begreppen och ger tips på hur du lyckas med en medarbetarundersökning. 

Medarbetarundersökningen diskuteras ofta i olika ledningsgrupper: ”Varför ska vi lägga tid på detta?” ”Vi pratar väl med vår personal, eller vågar de inte tala om vad de tycker i våra möten?” ”Vill vi göra en medarbetarundersökning för att vinna ett pris eller är vi ute efter att börja prata om sådant som vi kanske inte har pratat så mycket om tidigare men faktiskt behöver prata om?”

 

Lyckas med en medarbetarundersökning

Det finns olika sätta att jobba med medarbetarundersökningar och du bör fundera på vad som passar bäst in hos er. Ett bra sätt att implementera en medarbetarundersökning på, är att gå igenom följande steg:

1. Bestäm syftet: varför ska vi jobba med en medarbetarundersökning hos oss?
2. Bestäm hur ni vill jobba med medarbetarundersökningen efter ni har fått resultatet
3. Planera för hur ni ska få med er cheferna så att de verkligen använder datan
4. Planera för hur ni ska få med er medarbetarna så att de är delaktiga
5. Fundera på hur ni ska följa upp ert arbete så att ni verkligen drar nytta av aktiviteterna

1. Vad är syftet med en medarbetarundersökning?

Fundera på vad ert syfte är med att jobba med en medarbetarundersökning. Är det för att vi ska sätta betyg på arbetsgivaren så att vi kan vinna priser och komma med på olika listor? Är det för att vi vill följa upp ofta och agera när det behövs så att vi verkligen menar allvar? Är det för att vi vill driva förbättringar kopplat till medarbetarengagemang och även affärsresultat? Fundera på vad syftet är med att jobba med en medarbetarundersökning hos er och tydliggör detta syfte så att alla förstår ert "varför".

2. Hur ska ni jobba med medarbetarundersökningen?

Årlig medarbetarundersökning

Många organisationer har en årlig medarbetarundersökning. Fördelen är att man får en komplett bild på hur allting ligger till just då vid den tidpunkten so man mäter. Utmaningarna med en årlig medarbetarundersökning är t.ex: att den ofta tar lång tid att genomföra, det tar många gånger lång tid innan man får ett analyserat resultat som man kan agera på, man lägger allt fokus på datan som man samlat in vid en enskild tidpunkt vilket kan innebära att om någon haft en riktigt dålig dag just då så blir datan missvisande och man drar kanske fel slutsatser.

En kvartalsvis medarbetarundersökning

Att kvartalsvis fungerar bra för många organisationer. Ofta kanske man redan arbetar med olika förbättringsåtgärder på kvartalsbasis t.ex enligt en OKR-metodik. Då passar det bra att genomföra medarbetarundersökningar kvartalsvis och följa upp olika KPIer kopplat till dessa medarbetarundersökningar. Gör man en medarbetarundersökning en gång per kvartal kan man fundera på att göra en mindre kortare pulsmätning och inte en fulltständig undersökning. 

En mindre medarbetarundersökning varje månad

En mindre kortaremedarbetarundersökning iform av en pulsmätning varje månad fungerar bra för de flesta organisationer. Man mäter då med färre frågor som ger indikationer på olika områden i medarbetarundersökningen. Att mäta på månadsbasis gör det också enkelt för organisationen att koppla resultaten till olika KPIer som man redan tittar på varje månad: ofta mäter och följer organisationer upp finansiella nyckeltal på månadsbasis – varför inte även följa upp medarbetarengagemang varje månad? Medarbetarengagemang är ju förutsättningen för att kunna leverera bra på de andra mer affärsrelaterade KPIerna.

Mäter du varje månad behöver det inte innebära att du ska ta fram aktiviteter och handlingsplaner varje månad. Mät med syfte att stämma av att ni är på rätt väg, hitta tidiga varningssignaler och agera om och när ni behöver.

Medarbetarundersökning varje vecka

Att mäta och lyfta upp data kring medarbetarengagemang varje vecka sätter verkligen medarbetarengagemanget i fokus. Gör man en medarbetarundersökning varje vecka så pratar vi om en mindre kortare pulsmätning med ett fåtal frågor och helst ska det inte vara samma frågor som dyker upp varje vecka. Då kommer medarbetarna sannolikt att tröttna.

Denna metod passar ofta organisationer som redan jobbar mycket agilt, som kanske redan har en process på plats med veckomöten eller pulsmöten. Här är det viktigt att cheferna verkligen är redo för så hög frekvens av mätningar, för om ingen bryr sig om att reflektera över resultaten så kommer sannolikt medarbetarna sluta att svara på pulsmätningarna.

 

3. Hur ska vi få med oss cheferna i arbetet med en medarbetarundersökning?

Oavsett hur ofta ni tänker mäta så är det viktigt att cheferna är med på banan. Se arbetet med medarbetarengagemang som ett förändringsprojekt. Det är viktigt att cheferna förstår varför ni arbetar med en medarbetarundersökning och vilket värde detta arbete tillför till dem. Det är även viktigt att cheferna är delaktiga i hur ni ska jobba med medarbetarundersökningen så att de får vara med och påverka, för om de inte bryr sig om det eller inte köper in på metodiken så kommer det att blir stora utmaningar.

Datan som samlas in i en medarbetarundersökning kan hjälpa cheferna att utveckla sina team och sitt eget ledarskap så att de i slutändan blir bättre chefer, får gladare och mer engagerade medarbetare som har kul på jobbet och levererar bättre affärsresultat.

 

 

5. Följ upp arbetet med medarbetarundersökningen

Man får sällan optimala resultat om man inte följer upp sitt arbete och sina aktiviteter. Det gäller oavsett vad man jobbar med. Alltför ofta så agerar inte cheferna eller teamen på den feedback som man har fått. Då går man miste om många möjliga vinster:

• Olika förbättringsmöjligheter som kan påverka både medarbetarengagemang och affärsresultat
• En förbättrad dialog med sina medarbetare och inom teamet
• Kunna bygga ett ökat förtroende i gruppen (om man mäter men ingen bryr sig så minskar förtroendet)

Inkludera dina medarbetare i processen, det skapar ett mer engagerat ditt team och desto lättare blir ditt jobb som chef.

Följ följande steg efter att du fått ett resultat:

1. Tacka dina medarbetare för att de har deltagit och svarat på en medarbetarundersökning
2. Visa och gå igenom resultatet efter varje mätning
3. Reflektera tillsammans över ert resultat och fundera på om ni behöver agera på något
4. Definiera åtgärder vid behov – det behöver man inte göra varje gång om man mäter ofta
5. Kommunicera och följ upp så att åtgärderna verkligen blir genomförda

 

Viktiga lärdomar från olika medarbetarundersökningar som du kan dra nytta av:

1. Berätta varför vi ska arbeta med en medarbetarundersökning, vad ger det mig som medarbetare? Vad ger det mig som chef?
2. Säkerställ så att cheferna är med på hur ni ska arbeta.
3. Var öppen med era resultat: det är allas resultat och allas ansvar. Inte bara chefernas och ledningens.
4. Säkerställ så att medarbetarna kan svara anonymt och så att de känner sig trygga med att svara.
5. Förklara vad som kommer att ske med resultatet: mäter ni i syfte att identifiera åtgärder för att driva förbättringar eller är det för att säkerställa att ni är på rätt väg och kan agera i tid om ni behöver?
6. Var försiktig med att sätta bonus och andra belöningar kopplat till era resultat. Detta kan driva helt fel beteenden hos både chefer och medarbetare.